ARSIP ELEKTRONIK

A.    Prinsip-Prinsip Dan Pendekatan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik

Menurut ISO Standard 15489-1 memberikan tiga prinsip berikut dalam program manajemen arsip.

1. Arsip dibuat untuk keberlangsungan semua aktivitas. Dimulai dari penciptaannya, pemeliharaannya secara orisinal, factual, secara terintegrasi dan pastinya di lindungi semasa diperlukanya.

2. Setiap aktivitas memerlukan bukti prosedur-prosedur kerja yang terkandung pada setiap aturan bagi penciptaan dan pengkapturan arsip

3. Pembuatan Perencanaan dalam keberlangsungan aktivitas harus melihat fungsi arsip vital dalam menjalankannya agar ada analisis resiko untuk menjamin perlindungan dan pemulihannya.

Ada beberapa karakteristik pada sistem pengelolaan arsip agar dapat beroperasi secara efektif dan efisien  sebagai berikut :

a.       Andal Sistem pengelolaan arsip harus dapat:

1)      Menyeleksi (capture) secara teratur pada  semua aktivitas arsip.

2)      Menyusun arsip dengan acuan proses kegiatan organisasi.

3)      Menjaga arsip dari perubahan atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang;

4)      Berperan secara aktif sebagai sumber utama dari informasi tentang kegiatan yang terekam dalam arsip.

5)      menyediakan akses terhadap semua arsip beserta metadatanya.

b. Utuh Sistem pengelolaan arsip mesti dilengkapi dengan sarana penanggulangan agar terhindar dari perubahan, pemindahan atau pemusnahan arsip dari pihak yang tidak berwenang.

c. Sebanding dengan peraturan Sistem pengelolaan arsip harus memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman dan petunjuk teknis yang terkait.

 d. Secara ekstensif Sistem pengelolaan arsip harus mampu mengendalikan seluruh arsip yang diciptakan organisasi dalam bentuk corak apa pun.

e. Tersistematik pada Sistem pengelolaan arsip  dari penciptaan, penyusutan pelaksanaan, pengoperasian harus terstruktur.

B.     Pendekatan-Pendekatan Dalam Pengelolaan Arsip

Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continum).

 1. Pendekatan Daur Hidup Arsip (Life Cycle)

 Pendekatan ini menjelaskan bahwa arsip mengalami suatu seri bersinambungan dari fase penciptaan, lalu pemeliharaan dan penggunaan selanjutnya penyimpanan, pemusnahan, penyerahan pada pemerintah (arsip nasional) berdasar pada penilaian terhadap nilai legal, finansial, historical dan kurtural.

Didapati aktivitas penilaian arsip yang bernilai jangka panjang, lalu diakuisisi, diberi informasi (deskripsi), dipelihara dan disediakan akses bagi umum. Tetapi terkadang pada fase akhir daur hidup arsip akan mengalami perubahan dan bisa saja akan terjadi pemanipulasian dan bisa di lacak dan berakhir pada ketidak orisionalan informasi.

2. Pendekatan Records Continuum

Records continuum merupakan salah satu opsi untuk pengelolaan arsip,  untuk semua formatnya, yang dikembangkan oleh para peneliti dari Monash University. Australian Standard AS 3490-1996 mendefinisikan istilah records continum sebagai.” the whole extent of a record’s existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives”

 Seluruh eksistensi arsip Merupakan suatu rezim manajemen arsip yang konsisten dan koheren mulai dari saat penciptaan arsip (dan bahkan sebelum penciptaan, dalam perancangan sistem pengelolaan arsip), hingga preservasi dan penggunaan arsip tersebut sebagai arsip statis.

Pendekatan records continum mempusatkan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkesinambungan. Ia berpendapat perlunya mengelola arsip dari perspektif aktivitas-aktivitas yang didokumentasikannya, bukan memvisualisasikan-nya sebagai tahap-tahap yang berurutan, seperti yang dianalogikan oleh pendekatan daur hidup.

Pendekatan ini bersifat fleksibel dan memungkinkan tindakan penilaian dan penyusutan dilakukan kapan pun diperlukan, di saat awal, saat proses pemeliharaan atau saat sistem tersebut berakhir atau digantikan. Pendekatan ini juga mengakui bahwa data kontekstual dan data struktural yang ditambahkan pada dokumen atau arsip elektronik untuk menjamin kelengkapannya sebagai bukti dari aktivitas yang perlu dikaptur.

 Records continuum melihat arsip dalam empat dimensi, yaitu sebagai berikut.

 a. Penciptaan dokumen – penciptaan arsip atau dokumen (isi).

b. Penciptaan data kontekstual dan struktural – penciptaan metadata. Hasil dari proses ini adalah suatu arsip yang „lengkap‟.

c. Pengkapturan ke dalam memori korporasi – pengkapturan arsip ke dalam sistem pengelolaan arsip yang resmi pada penyediaan fasilitas penyimpanan, temu balik dan penggunaan arsip, umumnya bagi pengguna dalam organisasi yang bersangkutan.

d. Pengkapturan ke dalam memori masyarakat atau memori kolektif – pengkapturan dan penggunaan arsip yang dibutuhkan untuk akuntabilitas masyarakat atau referensi.

Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip elektronik, di mana manajemen dan administrasi terhadap arsip dapat dibagi oleh para pengguna akhir (end user), staf bagian arsip, dan staf bagian teknologi informasi.

C.    Tekhnik Pengelolaan Dokumen Secara Manual Dan Elektronik

Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119) siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and use, maintenance, dan disposition.

Adapun proses atau tekhnik yang dilakukan pada pengelolaan arsip yaitu :

1.      Secara Manual

Sesuai penggolongannya pengelolaan arsip manual terbagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi: kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan, identifikasi status keamanan, identifikasi status penyusutan, penyimpanan, penggunaan dan pelacakan, serta pelaksanaan penyusutan.

Pengelolaan arsip statis ada tiga tahapan yaitu akuisisi, penataan dan deskripsi, serta preservasi. Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaanya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. ( UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). 

Penataan dan deskripsi dimaksudkan untuk mengontrol khasanah arsip statis yang dimiliki suatu lembaga pengelola arsip statis. Terdapat dua jenis kontrol yakni: kontrol administratif (fisik) akan menjamin bahwa rangkaian; berkas; dan wujud arsip yang menjadi tanggung jawab lembaga tersebut dapat dicari dan dipergunakan, kontrol intelektual akan memberikan informasi kepada pengguna mengenai bahan apa yang disimpan; berkaitan dengan masalah apa dan dimana adanya. (Azmi, 2008:117),

Secara umum tekhnik pengelolaan manual bisa di gambarkan seperti ini:

2.      Secara Elektronik

 Proses arsip elektronik ialah melalui beberapa tahapan berikut:

a)      Tahap Pemilihan

Harus diperhatikan dari segi : waktu, kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Tergantung pada kebutuhan yang diperlukan.

b)      Tahap Pemindaian

Pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

c)      Tahap Penyesuaian

Penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

d)     Tahap Pendaftaran

Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

e)      Tahap Pembuatan Berita Acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat lunak yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan. (Muhammad Rosyid, 2009:5).

Proses dokumen diubah ke elektronik bila digambarkan :

KESIMPULAN

Arsip merupakan aset yang berharga dan bernilai guna. Sehingga dalam pemeliharaan dan perlindungan serta pengelolaannya pun mesti di perhatikan dengan seksama atau continue. Demi menjaga keorisionalannya dan berdaya guna dengan efektif dan efisiensi dalam aktivitasnya. Maka perlu adanya pendekatan dan tekhnik atau proses yang tepat pula dalam penanganan arsip terhadap aktivitas yang dilakukan.

DAFTAR PUSTAKA

Muhammad Rustam. Pengelolaan  Arsip Elektronik. Jakarta : Universitas Terbuka.

Habiburrahman, “Penggunaan Perangkat Lunak Dalam  Pengelolaan  Arsip  Konvensional Dan  Elektronik”, JIPI : Jurnal Ilmu Perpustakaan & Informasi., V. 1 N. 2, 2016

Machsun Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi”, Khizanah AlHikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, V.4 N.  2, Juli–Desember 2016.